Former régulièrement ses collaborateurs, c'est une nécessité absolue, peu importe son secteur d'activité. C'est un moyen d'adapter leurs compétences aux évolutions technologiques et aux besoins évolutifs de l'entreprise.
Il s'agit également d'une méthode de gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP). Toutefois, son succès dépend de l'évaluation des stages à suivre par les collaborateurs. Raison pour laquelle, l'organisation d'un suivi de formation devient indispensable.
- Quel est l'intérêt d'organiser un suivi de formation ?
- Quels sont les outils et supports à utiliser ?
- S'agit-il d'une obligation légale ?
- Comment déterminer l'efficacité d'une formation ?
De nombreuses questions se posent autour du suivi de formation. Par ailleurs, il y a différentes étapes pour sa mise en place.
Suivi de formation, c'est quoi ?
Avant tout, il faut préciser que le suivi de formation est une démarche à la charge de l'entreprise. Il est à confier au manager ou au responsable de formation. Le processus intervient également à la fin d'un stage suivi par les collaborateurs. Les demandeurs d'emploi ne sont donc pas concernés.
Le premier objectif consiste à accompagner les salariés qui viennent de se former à appliquer les compétences acquises. Il y aura donc une mise en situation réelle ou une pratique sur le terrain. Durant cette phase, le manager doit vérifier les capacités des collaborateurs à agir et à utiliser leurs nouvelles compétences.
Effectuer un suivi de formation, c'est également accompagner les stagiaires à atteindre leurs objectifs. En d'autres termes, il faut les aider à réussir leur quête d'acquérir des compétences. Cela est souvent programmé dans le but d'avoir une évolution professionnelle.
Il s'agit d'une sorte d'évaluation qui permet d'identifier les nouvelles compétences acquises. Cela dit, c'est aussi une démarche pour aider chaque apprenant à réussir. Ils pourront appliquer les connaissances théoriques et pratiques qu'ils n'ont pas maîtrisées au cours du stage.
Les préparations à appliquer avant un bon suivi de formation
Afin d'assurer le succès du plan de développement des compétences, chaque projet de formation doit faire l'objet d'une étude minutieuse. En effet, le responsable est tenu de réunir différentes informations, à savoir :
- Les besoins de l'entreprise en matière de développement de compétences,
- Le projet professionnel de chaque collaborateur et leurs besoins de compétences,
- Chaque offre de formation disponible,
- Le contenu des actions de formation.
Tout cela permet au responsable de savoir si le dispositif de formation est intéressant. Il est à noter que les salariés peuvent choisir librement le stage qu'ils vont suivre.
Ils sont en mesure d'opter pour une formation professionnelle continue en présentiel. L'entreprise doit autoriser leurs absences. Ils ont aussi le droit de suivre une formation à distance. Cela dit, le responsable est également en mesure de leur faire des suggestions.
Il est important de rédiger un cahier des charges afin de connaître avec précision les attentes des collaborateurs et de l'entreprise. C'est un moyen d'identifier l'action de formation adéquate.
Définir les objectifs de l'apprentissage, c'est également une étape incontournable. Cela consiste notamment à identifier les nouvelles tâches à attribuer à chaque stagiaire à la fin du cursus de formation.
Il ne faut pas oublier de vérifier la qualité du stage. Dans ce cadre, il est primordial de s'informer quant à la pédagogie et aux outils utilisés par le formateur. Vérifier la motivation des collaborateurs à ses former est aussi indispensable.
Enfin, il est primordial de se renseigner sur la qualité du centre de formation. Le stage qu'il propose doit permettre aux stagiaires d'acquérir une nouvelle qualification. C'est une attestation qui leur permettra de valoriser leurs nouvelles compétences
L'importance de réaliser un suivi de formation
Pourquoi l'organisation d'une suivi de formation est-elle nécessaire ? C'est un moyen de savoir si le stage a abouti à un succès. Cela signifie que les collaborateurs ont développé leur savoir-faire ou ont maîtrisé une nouvelle spécialité.
Il est tout à fait possible que les apprenants oublient toutes les informations transmises au bout de quelques mois. Il se peut aussi que les programmes de formation et le contenu ne soient pas en adéquation avec les besoins réels de l'entreprise.
En mettant en place un suivi de formation, il est possible de s'assurer que le dispositif de formation choisi est efficace. C'est également un moyen de remplir les obligations de formation.
En ajout à tout cela, lors d'un processus de suivi, le responsable peut s'assurer quant aux conformités des cours proposés au descriptif. Il pourrait alors connaître la fiabilité et le professionnalisme de l'organisme de formation.
Effectuer le suivi de formation, c'est également vérifier :
- Si les apprenants ont réellement maîtrisé les cours dispensés,
- Si le fait d'avoir suivi le stage a eu un impact positif sur leur façon de travailler ou leurs missions.
Les obligations légales liées au suivi de formation
Les entreprises ont l'obligations de proposer des stages de professionnalisation aux salariés afin d'assurer leur capacité à occuper un emploi. Elles sont aussi tenues de les aider à évoluer dans leur carrière.
En revanche, il n'y a aucune loi qui oblige les dirigeants à mettre en place un suivi de formation. Mais comme il a été mentionné précédemment, il s'agit d'une démarche qui offre un grand nombre d'avantages.
Il faut aussi souligner que l'organisme de formation et les formateurs indépendants ont des obligations. Il consiste, en premier lieu, à justifier la réalisation de formation et leur intervention.
Par ailleurs, ces prestataires sont tenus de fournir une feuille de présence qui prouve la présence des stagiaires à chaque journée de formation. Ils doivent d'ailleurs leur fournir un certificat de réalisation. Toutes ces informations sont indispensables à la réalisation du suivi.
Les outils nécessaires pour réaliser un suivi de formation
Pour effectuer le suivi de formation, le recours à quelques supports est nécessaire. Les outils digitaux sont très recommandés puisqu'ils garantissent un énorme gain e temps. Par ailleurs, ils permettent au management de réunir différentes informations pertinentes qui lui sont indispensables. Elles concernent chaque projet d'apprentissage au programme.
Les responsables de formation vont alors se servir des outils digitaux pour créer des documents importants. Il faut citer, entre autres :
- Le résultat de l'évaluation des compétences avant et à l'issue de la formation,
- Le questionnaire de satisfaction de chaque stagiaire,
- Le résultat de l'évaluation des compétences quelques semaines après la formation,
- Le résultat de l'autoévaluation,
- L'historique des collaborateurs qui ont participé au stage,
- L'historique de toutes les formations suivies.
Les données contenues dans ces documents permettent au manager et au responsable d'élaborer un plan d'accompagnement performant.
Les avantages d'utiliser des outils de suivi de formation
Grâce à tous ces outils de suivi, il est plus facile de vérifier si les choix des formations en entreprise sont appropriés. Ils permettent aussi de juger de la qualité des ressources pédagogiques et de l'efficacité du stage.
Utiliser ces outils, c'est également identifier les problèmes qui peuvent se présenter. S'ils sont mineurs ou rares, la collaboration entre l'entreprise et le formateur continue. Ce dernier doit juste apporter les ajustements nécessaires.
En revanche, en cas de problème majeur et répété, l'entreprise peut choisir un autre organisme de formation. Il est aussi possible de se tourner vers des modalités pédagogiques qui correspondent bien aux attentes des collaborateurs et aux besoins de l'entreprise.
Les critères pour connaître l'efficacité d'une formation
Evidemment, l'objectif dans un suivi de formation, c'est d'évaluer l'efficacité de la formation. Cette évaluation doit être basée sur des critères précis au risque de faire des jugements erronés.
Dans la plupart des cas, l'efficacité d'une formation est jugée par la qualité du contenu et des supports pédagogiques proposés. Elle repose aussi sur les résultats des évaluations mises en place par le formateur.
Pourtant, le succès d'une formation se mesure aussi par son impact sur les compétences des professionnels et le développement de l'entreprise. Ce sont les deux critères à ne pas négliger au moment de l'évaluation.
- Est-ce que la formation a réellement permis aux collaborateurs d'améliorer leur savoir-faire ?
- Est-ce que la formation a permis aux stagiaires d'acquérir de nouvelles compétences leur permettant d'occuper un nouveau poste ?
- Est-ce que les apprenants ont réussi à appliquer les acquis au travail ?
- Qu'en est-il du retour sur investissement ?
Voilà quelques questions qu'il est important de se poser lors du processus de suivi d'une formation. Le responsable ne doit pas uniquement se contenter d'observer. Il est aussi tenu de mettre en place des échanges avec les collaborateurs afin d'obtenir des réponses précises.
Les démarches à effectuer après un suivi de formation
A la fin d'une procédure de suivi de formation, le responsable doit établir un bilan. Il est tenu d'analyser si les stages suivis ont permis l'évolution de l'entreprise. Cela lui permet d'ailleurs d'identifier les failles et leurs causes.
Il se peut que l'échec de la formation soit lié à des causes professionnelles. C'est le cas d'un manque d'outils ou d'une incompatibilité des actions de formations aux besoins de l'entreprise. Mais il est aussi possible qu'il y ait des causes personnelles. Il faut citer, entre autres, la perte de motivation à la suite d'un manque de confiance en soi ou d'une perte d'intérêt pour le poste occupé.
Dans tous les cas, le responsable de formation doit avoir une grande capacité d'analyse. Il ne doit pas émettre une conclusion à la hâte.
Source : Edusign